terça-feira, 5 de julho de 2011

REUNIÕES... Como torná-las mais produtivas?!?

Artigo produzido por Luiz Fernando Magri
Consultor Sênior da Global On Consultores Associados


Quer você esteja em uma grande empresa ou em um pequeno negócio, todos concordamos que as reuniões consomem um bom tempo de nossas vidas organizacionais. Quantas vezes você já se deu conta, ao final de uma reunião, que esta poderia ter durado metade do tempo que realmente levou? Ou que o dia inteiro foi tomado por reuniões e você não notou nada de "real" sendo feito? Sem falar naquelas reuniões “habituais”, que ocorrem "só porque é segunda-feira", e acabam se tornando "eventos enfadonhos", onde indivíduos compartilham informações, que muitas vezes todos já sabem ou que poderiam ter sido compartilhadas via e-mail.
Infelizmente, na maioria das vezes, a relação custo-benefício, relativa ao uso desta importante ferramenta de comunicação, pende mais para o custo, e este é frequentemente subestimado ou pior, desconsiderado. Um bom exemplo disto é que, habitualmente, são realizadas reuniões de equipe pela manhã, justamente na parte do dia em que somos mais produtivos. Além disso, uma parte das reuniões ocorre com uma marcação de última hora, quer seja para recuperar o atraso em um projeto ou para discutir um problema rapidamente, a questão é que, por não terem sido planejadas, normalmente tendem a se estender.
O problema não está na ferramenta em si, mas sim no seu uso. Reuniões são eventos que possuem um objetivo básico: a troca de informações entre pessoas, cuja presença física ou virtual propicia a discussão de idéias, de opiniões, de conceitos, com vista à solução ou encaminhamento de problemas, ao entendimento e à harmonia.
Quando bem planejadas e conduzidas, as reuniões são instrumentos importantes para nos manter no caminho certo, promovendo a participação e o alinhamento das equipes de trabalho. 
Antes de qualquer coisa é importante deixar claro que, uma reunião só deve ocorrer quando a presença daqueles que estão envolvidos com o tema (problema) a ser tratado for imprescindível, para a obtenção do objetivo a que ela se propõe, e não haja outra forma de fazê-lo, sem que o seu resultado seja comprometido. Lembre-se que o excesso de reuniões pode acarretar num impacto negativo na produtividade e qualidade do trabalho do funcionário diretamente envolvido e naqueles que dependem dele.
Para que se obtenham os melhores resultados, não apenas o evento em si, mas as etapas anteriores e posteriores a ele devem ser consideradas com atenção.

Estabelecemos aqui as etapas que, se observadas, podem tornar as reuniões mais úteis e produtivas a todos:
Obs. Dependendo da reunião, nem todas as etapas abaixo serão necessárias, mas é sempre bom conhecê-las.
1.   Etapas anteriores à reunião
1.1.   Avaliar a real necessidade da convocação de uma reunião;
1.2.   Avaliar a possibilidade de usar a tecnologia para substituir uma reunião presencial (e-mail, telefone ou intranet);
1.3.   Sendo a reunião presencial necessária:
þ   Avaliar a possibilidade de realizá-la de pé (de 10 a 20 minutos de duração). A tendência, ao sentar, é de relaxar e reiterar pontos ou cruzar os braços e observar os outros participarem, sem muita pressa. Estando de pé, os participantes evitarão a morosidade, pois, se a reunião se alongar muito, eles ficarão cansados e não terão como relaxar.  Muitos especialistas vão reclamar: "E quanto às reuniões que são convocadas e têm objetivos mais complexos a alcançar?” Bem, essas reuniões são importantes, mas o seu objetivo deve ser transparente e focado;
þ   Criar a pauta da reunião com os pontos a serem abordados e o objetivo a ser atingido (quanto menos pontos melhor);
þ   Definir as Informações prévias necessárias (quem necessita apresentar/conhecer/pesquisar o quê);
þ   Providenciar o material e os recursos (Projetor, flipchart, elaboração de apresentação, material impresso e etc.);
þ   Definir o tempo máximo de duração da reunião (o menor possível);
þ   Escolher os participantes. A escolha deve ser baseada na real relevância de sua participação para o resultado esperado. Certifique-se que nenhum dos participantes estará de férias na data da reunião. Solicite o número do celular de cada um deles para uma possível situação de contingência;
þ   Definir quem será o responsável pela reunião, aquele que irá coordenar, mediar e acompanhar os resultados advindos deste evento. Ex: Se a reunião foi convocada com o objetivo de discutir alguns pontos de um projeto em andamento, o responsável deverá, após a reunião, providenciar para que tais pontos, abordados na reunião, passem a fazer parte do projeto. A reunião é um evento que só produzirá resultados se a etapa seguinte a ela for concluída;
þ   Definir quem ficará encarregado de elaborar a ata ou memória da reunião (de preferência, alguém que não necessite participar ativamente do evento);
þ   Escolher o local e a data do evento (observar a agenda dos participantes, a ocorrência de outros eventos concomitantes e escolher preferencialmente, quando ocorrer durante o horário comercial, um local próximo aos postos de trabalho dos participantes).
1.4.   Divulgar entre os participantes (observar o tempo hábil, necessário para a divulgação/providencias):
þ   Objetivos da reunião;
þ   Assuntos a serem tratados;
þ   Informações prévias necessárias (quem necessita apresentar/conhecer/pesquisar o que);
þ   Distribuição prévia de material, se for o caso (apresentação, material impresso e etc.);
þ   Tempo previsto para duração do evento;
þ   Lista de Participantes e a incumbência de cada uma na reunião (caso tenha alguma);
þ   Local, data e horário do evento.
2.   A reunião (o evento)
þ   Começar a reunião na data e principalmente na hora marcada. Protelar o início da reunião devido ao atraso injustificado de algum participante é uma falta de consideração com quem chegou na hora. Caso tenha que adiar ou cancelar a reunião, faça-o em tempo hábil, garantindo assim que todos receberão seu comunicado;
þ   Ao dar início a reunião, esclareça rapidamente qual é o tema, o objetivo final deste evento, apresente os participantes (caso não se conheçam) e passe a abordar imediatamente o assunto da reunião;
þ   Conduzir a reunião de forma a obter os resultados desejados. Evite conversas paralelas, desvios de assunto e interrupções (celulares e chamadas externas). Dê oportunidade a todos de expressarem suas opiniões e idéias. Compartilhe o tempo com equidade e equilíbrio. Se atingir o objetivo antes do tempo previsto, agradeça e encerre a reunião. Se perceber que, mesmo com 20% a mais de tempo, não esgotará o assunto e o resultado não será obtido, termine a etapa e marque uma nova reunião. Desta vez tome o cuidado de encaminhar melhor os pontos, adiantando, via e-mail, os assuntos aos participantes para que na próxima reunião possam desenvolvê-los mais rapidamente e chegar aos objetivos estabelecidos;
þ   Registrar todas as informações importantes que forem surgindo, ações a serem tomadas, decisões, quem fica responsável pelo que e etc. Ao final faça um resumo oral rápido a todos os participantes e verifique se algo importante ficou de fora;
þ   Estabelecer, se possível de comum acordo, metas e prazos para a conclusão das ações e decisões a serem trabalhadas após a reunião;
þ   Articular as próximas etapas. Se for necessário, deixe uma nova reunião pré-agendada (apenas com indicação aproximada de data) para observar os resultados alcançados e passar para a próxima etapa. Em tempo hábil, a nova reunião deverá ser confirmada.
3.   Etapas posteriores à reunião
þ   Enviar a ata de reunião a todos os participantes;
þ   Acompanhar e cobrar as responsabilidades;
þ   Acompanhar os resultados obtidos;
þ   Acompanhar a implementação das mudanças discutidas em reunião;
þ   Dar retorno aos participantes do resultado obtido; 
þ   Verificar a necessidade de uma nova reunião.

Como profissionais e líderes empresariais, nós estamos sempre em busca de novas formas para aumentar a nossa produtividade.
Desta forma, cabe aqui um valioso e conhecido lembrete:
“O tempo é um recurso escasso e não pode ser adquirido. Cabe a nós administrá-lo da melhor forma possível.”


Referências:
TOMASI, Carolina. Comunicação Empresarial / Carolina Tomasi, João Bosco Ribeiro. São Paulo: Atlas, 2007.
ARGENTI, Paul P. Comunicação Empresarial / Paul A. Arginti; tradução Adriana Rieche. - Rio de Janeiro: Elsevier, 2006.
Scott Belsky  e  J.K. Glei ( Behance team).